Командировочные документы - правила оформления командировки

Как правильно подготовить документы для направления работника в командировку и оформить расходы, осуществленные в ходе выполнения командировки?

При оформлении командировки следует помнить:


  • работник может быть направлен в командировку только по решению работодателя или уполномоченного лица;
  • срок командировки определяется руководителем организации и не должен превышать 40 дней (без времени нахождения в пути), а в случае командирования сотрудников для выполнения монтажных или строительных работ — 1 год;
  • служебное поручение, выполняемое работником в ходе командировки, должно быть обусловленно трудовым договором;
  • трудовое законодательство устанавливает гарантии командированному работнику, то есть в процессе командировки на сотрудника так же распространяются все нормы трудового законодательства, социальные гарантии.

Согласно статье 259 ТК РФ, командировать можно не каждого работника. К таким например относятся беременные женщины, работники младше 18 лет (кроме людей творческих профессий)

Есть определенная категория работников, которые могут по определенным причинам отказаться от направления в командировку. К таковым закон относит работников, имеющих больных родственников, требующих постоянного ухода, женщин воспитывающих детей в возрасте до трех лет или детей-инвалидов до 18 лет.

Работник может быть отправлен в командировку только по решению руководителя организации или уполномоченного на то лица.

Подготовкой документов, для направления работника в командировку, занимается кадровик. В первую очередь, на основании решения руководителя оформляется приказ о направлении работника в командировку. Если командируется только один сотрудник, то приказ составляется по унифицированной форме № Т-9 , в случае если отправляется группа работников, приказ оформляется по унифицированной форме № Т-9а (утвержденных постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26).

В приказе о направлении в командировку обязательно указывается:
  • ФИО работника;
  • табельный номер работника;
  • структурное подразделение работника;
  • должность работника;
  • цель, срок пребывания и место командировки;
  • источники финансирования командировочных расходов;
  • документ, на основании которого командируется работник.
Приказ утверждается и подписывается только руководителем организации или уполномоченным на то лицом.

Также немаловажно предварительно согласовать приказ с бухгалтерией, чтобы определить предстоящие расходы на командировку . В итоге согласования можно добавить в приказ о направлении в командировку пункт об обеспечении главным бухгалтером выплаты суммы командировочных расходов или выплате авансовой суммы на командировочные расходы.

После утверждения и подписания руководителем организации приказа о направлении работника в командировку, сотрудник кадровой службы выписывает в одном экземпляре командировочное удостоверение по унифицированной форме № Т-10. Данное удостоверение является документом, подтверждающим время пребывания работника в служебной командировке. Отметки в командировочном удостоверении о времени пребывания работника в той или иной организации делаются и заверяются подписью ответственного лица и печатью этой организации. В случае если работник командируется в несколько населенных пунктов, он должен проставить отметки в каждом из них.

На основании командировочного удостоверения, а точнее сделаных в нем отметок, определяется фактическое время пребывания работника в командировке. Поэтому командированный должен помнить о важности данных отметок и не забывать их делать в пункте назначения.

Еще одним документов, подтверждающим пребывание работника в командировке, является журнал регистрации (учета) выбывающих и прибывающих командированных работников . В нем фиксируются командировки собственных и прибывших из других организаций сотрудников. За ведение данного журнала отвечает специальный работник (обычно из кадрового отдела), назначаемый приказом руководителя организации.

Работник отправляется в командировку для выполнения определенной цели, которая в общем виде фиксируется в приказе о направлении в командировку и подробно расписывается в специальном документе "Служебном задании для направления работника в командировку ", составляемой по унифицированной форме № Т-10а.



Что дальше?