Командировочные документы - правила оформления командировки
Как правильно подготовить документы для направления работника в командировку и оформить расходы, осуществленные в ходе выполнения командировки?
При оформлении командировки следует помнить:- работник может быть направлен в командировку только по решению работодателя или уполномоченного лица;
- срок командировки определяется руководителем организации и не должен превышать 40 дней (без времени нахождения в пути), а в случае командирования сотрудников для выполнения монтажных или строительных работ — 1 год;
- служебное поручение, выполняемое работником в ходе командировки, должно быть обусловленно трудовым договором;
- трудовое законодательство устанавливает гарантии командированному работнику, то есть в процессе командировки на сотрудника так же распространяются все нормы трудового законодательства, социальные гарантии.
Согласно статье 259 ТК РФ, командировать можно не каждого работника. К таким например относятся беременные женщины, работники младше 18 лет (кроме людей творческих профессий)
Есть определенная категория работников, которые могут по определенным причинам отказаться от направления в командировку. К таковым закон относит работников, имеющих больных родственников, требующих постоянного ухода, женщин воспитывающих детей в возрасте до трех лет или детей-инвалидов до 18 лет.
Работник может быть отправлен в командировку только по решению руководителя организации или уполномоченного на то лица.
Подготовкой документов, для направления работника в командировку, занимается кадровик. В первую очередь, на основании решения руководителя оформляется приказ о направлении работника в командировку. Если командируется только один сотрудник, то приказ составляется по унифицированной форме № Т-9 , в случае если отправляется группа работников, приказ оформляется по унифицированной форме № Т-9а (утвержденных постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26).
В приказе о направлении в командировку обязательно указывается:
- ФИО работника;
- табельный номер работника;
- структурное подразделение работника;
- должность работника;
- цель, срок пребывания и место командировки;
- источники финансирования командировочных расходов;
- документ, на основании которого командируется работник.
Также немаловажно предварительно согласовать приказ с бухгалтерией, чтобы определить предстоящие расходы на командировку . В итоге согласования можно добавить в приказ о направлении в командировку пункт об обеспечении главным бухгалтером выплаты суммы командировочных расходов или выплате авансовой суммы на командировочные расходы.
После утверждения и подписания руководителем организации приказа о направлении работника в командировку, сотрудник кадровой службы выписывает в одном экземпляре командировочное удостоверение по унифицированной форме № Т-10. Данное удостоверение является документом, подтверждающим время пребывания работника в служебной командировке. Отметки в командировочном удостоверении о времени пребывания работника в той или иной организации делаются и заверяются подписью ответственного лица и печатью этой организации. В случае если работник командируется в несколько населенных пунктов, он должен проставить отметки в каждом из них.
На основании командировочного удостоверения, а точнее сделаных в нем отметок, определяется фактическое время пребывания работника в командировке. Поэтому командированный должен помнить о важности данных отметок и не забывать их делать в пункте назначения.
Еще одним документов, подтверждающим пребывание работника в командировке, является журнал регистрации (учета) выбывающих и прибывающих командированных работников . В нем фиксируются командировки собственных и прибывших из других организаций сотрудников. За ведение данного журнала отвечает специальный работник (обычно из кадрового отдела), назначаемый приказом руководителя организации.
Работник отправляется в командировку для выполнения определенной цели, которая в общем виде фиксируется в приказе о направлении в командировку и подробно расписывается в специальном документе "Служебном задании для направления работника в командировку ", составляемой по унифицированной форме № Т-10а.
Что дальше?

Образец оформления приказа о направлении работника в командировку
(форма № Т-9)
Образец оформления приказа о направлении работников в командировку
(форма № Т-9а)
Образец заполнения командировочного удостоверения
(форма № Т-10)
Образец оформления служебного задания для направления в командировку
(форма № Т-10а)
Образец журналов для учёта работников выбывающих прибывающих в командировки
(форма № Т-9)
Образец оформления приказа о направлении работников в командировку
(форма № Т-9а)
Образец заполнения командировочного удостоверения
(форма № Т-10)
Образец оформления служебного задания для направления в командировку
(форма № Т-10а)
Образец журналов для учёта работников выбывающих прибывающих в командировки

Скачать бланк приказа о направлении работника в командировку
(форма № Т-9)
Скачать бланк приказа о направлении работников в командировку
(форма № Т-9а)
Скачать бланк командировочного удостоверения
(форма № Т-10)
Скачать бланк служебного задания для направления в командировку
(форма № Т-10а)
(форма № Т-9)
Скачать бланк приказа о направлении работников в командировку
(форма № Т-9а)
Скачать бланк командировочного удостоверения
(форма № Т-10)
Скачать бланк служебного задания для направления в командировку
(форма № Т-10а)