Правила оформления международного письма

Письмо международного образца. В последнее время заметно возрос объем международной переписки предприятий и организаций. Несмотря на то, что в каждой стране существуют определенные особенности оформления писем, установленные соответствующими правилами, письмо международного образца имеет очень четкую структуру со строгим расположением реквизитов.
Письмо международного образца содержит следующие реквизиты:
  • сведения об отправителе (название организации-отправителя, ее почтовый, электронный и телеграфный адрес, факс, телефон). Эти сведения печатают в верхней части листа — в левом углу или в центре. Наряду с названием организации, предприятия указывают характер деятельности и организационно-правовую форму (Incorporated (Inc.) -корпорация, Limited (Ltd.) - общество с ограниченной ответственностью), логотип. Под наименованием фирмы или на нижнем поле листа печатают почтовый, телеграфный, электронный адреса, номера телефона и факса. Если это необходимо, указывают номера декларации и регистрационной лицензии;
  • ссылки на документы отправителя и получателя. Ссылка (номер) может содержать краткое обозначение вида документа, инициалы составителя, индекс подразделения и т. д., например: Reference: KL/DC/305, где:
    Reference — ссылка (используется также сокращение Ref.); KL — инициалы автора;
    DC — инициалы исполнителя или секретаря-референта;
    305 - порядковый номер документа.
    Ссылка является элементом, связывающим письмо-ответ с инициативным документом, например:
    Yourref.:OR/12
    Our ref.: OR/75, где:
    Your ref. - ваша ссылка;
    Our ref. - наша ссылка;
    OR — вид документов (order);
    12 и 75 — номера инициативного письма и ответа;
  • дата. Дату указывают в верхнем правом углу буквенно-цифровым способом. Возможны два варианта — английский и американский:
    1) на первом месте стоит число (British method — 5 December, 2004);
    2) на первом месте стоит месяц (American method — December 5, 2004).
    Пунктуация может варьироваться, т. е. отправитель по своему желанию выбирает, ставить ему запятую после названия месяца (British method) или после числа (American method) или не ставить ее вообще;
  • адрес получателя. Следует помнить, что почтовый адрес всегда пишут с использованием открытой пунктуации (т. е. без запятых и точек), а его элементы располагают в определенной последовательности: номер здания, улица, название города, страна. Этот реквизит указывают всегда слева, обязательно с учетом традиций отдельных стран: в США после названия города необходимо указать штат, в Великобритании — графство, в Германии — землю, в Швейцарии — кантон. Если письмо направляют организации, то ее наименование указывают перед адресом;
  • указание на конкретное лицо. Данный реквизит используют в случае, когда автор желает, чтобы письмо было получено конкретным лицом. Возможны следующие варианты:
    For the attention of Mr. Smith Attention:
    Marketing Department Attention:
    Finance Manager;
  • вступительное обращение. Обращение пишется с новой строки, с отступом от адреса в четыре междустрочных интервала и может начинаться со слова "Dear". Используют различные формы обращения: к одному лицу — Madam, Sir; к нескольким лицам — Mesdames, Gentlmen, Sirs. Необходимо правильно употреблять сокращения: Mr. — господин, Mrs. — замужняя женщина, Ms. - женщина, семейное положение которой неизвестно. Miss - обращение к незамужней женщине. После обращения можно поставить двоеточие (американский вариант) или запятую (британский вариант);
  • заголовок (необязательный элемент). Этот реквизит располагают после вступительного обращения и обозначают или подчеркиванием, или следующими способами:
    Subject: — предмет вопроса;
    Re: — сокращение от слова «regarding» (относительно);
    In re: — сокращение от «in regard to» (касательно);
  • текст письма. Стандарт написания основной части письма состоит в том, что каждое предложение для легкости восприятия выделяют в отдельный абзац и при отсутствии "красной" строки абзацы выравнивают по левому краю и разделяют пробелом;
  • заключительная формула вежливости. Завершающую письмо фразу выбирают исходя из формы приветствия и положения (звания) получателя. Это может быть:
    Yours very sincerely
    Yours faithfully Yours
    very truly;
  • подпись. Подпись размещают под заключительной формулой вежливости. Ниже личной подписи дают ее расшифровку, т. е. указывают полностью имя и фамилию. В случае, если письмо подписывает не руководитель предприятия, организации, а другое лицо, на следующей строке указывают также должность лица, подписавшего документ;
  • приложения. Их обозначают следующим образом: вначале пишут слово Enclosure (Приложение), а затем после двоеточия — название документа и его номер, например:
    Enclosure: Order № 67;
  • сведения о наличии копий. Этот реквизит используют по мере необходимости и оформляют так: вначале - Сс (carbon сору), т. е. «копия», затем после двоеточия - фамилия и должность того лица, которому она предназначена, например:
    сс: Mr. Alex Smrth, Advocacy.
    Иногда вместо имени и фамилии лиц указывают название организации, в которую направляют копии.
В письме-подтверждении часто встречаются словосочетания "подтверждаем получение", "подтверждаем сроки выполнения работы" и т. п.
 
Что дальше?
cifra1.PNG
ledi_4.PNG
cifra2.PNG
Documents.png
Посмотреть бланк международного письма
cifra3.PNG
Downloads.png Скачать бланк международного письма